大学档案馆 & 记录管理
欧洲杯买球app官网学院致力于系统的, 一致的, 综合管理, 保留, 以及所有记录的处理, 无论媒介或形式如何, 由欧洲杯买球app官网学院的员工创建和/或维护.
政策 & 保留时间
欧洲杯买球app官网学院档案馆负责管理学院的档案管理项目，并提供档案管理咨询小组(RMAG)的建议和支持。. 2016年经高级职员批准，2022年修订 档案管理政策 和 记录保留时间表 概述欧洲杯买球app官网学院员工的职责, 教师, 以及管理他们保管的记录的管理员.
如有疑问或需要有效管理大学记录的帮助，请联系 ejonesmins [at] 0577-it.net (书院档案管理员/档案经理).
程序
管理记录
记录管理的职责不仅仅是在适当的时候保存和处理记录. 各部门和办事处负责有效地管理记录，使人们可以查阅被认为是有效的部门记录. 这需要创造, 分类, 并以一种便于定位的方式保存记录, 检索, 和使用.
记录联络
鼓励各部门指定一名档案联络员. 记录联络员是各办公室和记录经理之间的主要联络人，应该了解部门当前的记录保存做法.
档案联络员应:
- 协助档案管理程序的制定和实施.
- 协助培训和教育员工有关档案管理政策和任何部门或办公室处理档案的程序.
记录存货
记录清单的目的是识别和量化你的部门或办公室创建或维护的所有记录. 记录清单用于收集有关记录的信息，包括类型, 日期范围, 格式, 体积, 存储位置, 并适用记录系列信息.
该目录不打算成为单独的文件夹或文档项列表, 而是对一组类似或相关记录的检查，称为记录系列. 在盘存过程中收集的资料将有助于查明目前未列入现有保留明细表的任何记录，并向各部或厅提供其记录的全面清单.
我们最近修改了我们的 记录保留时间表 并将联系各部门和办公室安排档案盘点.
记录处理
记录存储
所有部门和办公室都有责任保存他们的记录, 整个生命周期, 在保险柜里, 稳定的, 和安全的方式，支持他们的及时和准确的检索与适当的控制他们的可访问性. 有关存储指导和最佳实践，请咨询学院档案管理员/记录经理, 你们部门的档案联络员, 和 非活动记录存储过程 文件，以确保记录受到保护，直到超过其最小保存期限.
记录转移
已被识别为具有持久价值的非活动记录 记录保留时间表 必须永久保存，并应转移到学院档案馆. 请参阅 记录转移到学院档案程序 了解更多信息. 有关如何将您的记录转移到学院档案的更多信息，请联系 ejonesmins [at] 0577-it.net (书院档案管理员/档案经理).
记录销毁
不因其持久的历史价值而保留的记录，并已满足中所述的保留要求 记录保留时间表 在销毁之前，应由原发办公室和学院档案管理员/记录经理授权销毁.
联系 ejonesmins [at] 0577-it.net (书院档案管理员/档案经理) 在处置记录之前要确定合适的 销毁记录程序.
诉讼/保存指令
请注意所有与正在进行或待进行的审计有关的记录, 诉讼, 或甚至是合理预期的诉讼都被称为诉讼搁置，不得更改或销毁，直到搁置被解除，记录已达到保留要求.
培训 & 指导
为您的部门或办公室申请培训课程或个人咨询, 请与 ejonesmins [at] 0577-it.net (书院档案管理员及档案经理).
数据治理 & 管理
适当的记录处理(保留、转移、处置)与正在进行的记录相交叉 数据治理和管理 在学院. 两者都支持为整个学院的决策者提供可靠信息的管理.
